FRONT OFFICE

Tugas individu_KOL FO_PBU VIII

KULIAH ONLINE PBU VIII

Pentingnya The First Contact Kesan pertama tamu menerima fasilitas penginapan selama pendaftaran sangat penting dalam membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Para tamu yang disambut dengan ucapan yang tulus akan merespon positif kepada hotel dan akan mengharapkan hospilatily serupa dari karyawan hotel lainnya. Jika tamu menerima setengah hati selamat datang, maka tamu tidak akan antusias kepada fasilitas penginapan dan mungkin akan lebih cenderung mencari-cari kesalahan pihak hotel selama tamu menginap. Apa yang disebut sambutan hangat? Sangat bervariasi, dimulai dari meja depan karyawan yang berempati dengan perasaan traveler, contohnya ketika tamu terlihat sedang pusing karena banyak masalah, kita sebagai staf front desk harus berupaya untuk membangkitkan semangatnya kembali dengan cara pemahaman yang positif.

Komponen Proses RegistrasiProses pendaftaran adalah salah satu dari banyak poin Front Desk berperan penting, mulai dari pengiriman sebelum, selama dan setelah tamu tinggal. Kali ini kita akan membahas pentingnya menangkap data-data tamu yang diinformasikan kepada staf, baik dari proses pemesanan sebelumnya atau dimulai saat check in (walk in).

Menangkap data GuestSesi ini sangat penting. Informasi yang didapat staf dari tamu digunakan oleh banyak staf di hotel untuk menyediakan layanan dan perhotelan untuk tamu. Hal ini digunakan untuk tranfer pesan kepada tamu, menginformasikan staf dari kebutuhan tamu, memeriksa dan memproses biaya penginapan tamu.

Guest Prosedur PendaftaranProsedur pendaftaran tamu melibatkan beberapa langkah yang jika diikuti secara akurat dapat memungkinkan manajemen untuk memastikan kunjungan tamu. Proses ini dibahas secara efektif dan lengkap oleh staf Front Desk.

http://diniidris.blogspot.com/2012/09/kuliah-online-pbu-viii.html

FRONT OFFICE DEPARTEMENT

        Front office department yang mempunyai tugas utama sebagai salah satu subordinat room division adalah menjual kamar sebanyak-banyaknya sesuai kapasitas yang dimiliki serta tarif atau harga kamar yang telah ditentukan. Front office juga mempunyai peran penting dalam memberikan informasi penting kepada tamu, karena front office merupakan jantung dari hotel dimana tempat tamu pertama kali memperoleh informasi.

PENGERTIAN FRONT OFFICE DEPARTEMENT

        Front Office Departement adalah salah satu department yang terdapat di bagian depan hotel yang bertugas menjual kamar. Selain menjual kamar, department ini merupakan pusat informasi penting kepada tamu, karena front office merupakan jantung  hotel, dimana tempat pertama tamu memperoleh informasi. Untuk mendukung lancarnya tugas-tugasnya, department ini juga dikenal sebagai “The First Impression Of The Guest”. Artinya bagian inilah yang pertama bertemu dengan tamu. Tamu akan datang ke hotel pasti akan melakukan registrasi terlebih dahulu ke bagian front office dan ketika tamu check out pun juga pasti berhubungan dengan staf front office. Maka sudah sewajarnya staf front office harus memberikan kesan mendalam kepada tamu. Guna untuk memberikan rasa nyaman kepada tamu, mulai saat tamu reservasi, registrasi, menginap sampai ketika tamu akan meninggalkan hotel.Selain memiliki peran penting dalam hal “The First Impression Of The Guest”, front office juga memiliki peran penting dalam menangkap data-data tamu saat tamu reservasi ataupun saat tamu walk in check in sesuai prosedur yang telah ditentukan. Informasi ini digunakan oleh staf untuk menyediakan pelayanan yang semaksimal mungkin kepada tamu. Dibawah ini adalah beberapa data tamu yang harus dicatat oleh staf front desk, diantaranya :

1.  Nama tamu yang akan menginap, jumlah orang yang akan menginap dan berapa lama tamu akan menginap.

2.  Jenis Kamar dan jumlah kamar yang akan tamu tempati.

3.  Negara asal tamu dan tujuan berkunjung tamu di hotel.

4.  Data pribadi tamu, seperti no handphone, alamat rumah, nama perusahaan dan alamat perusahaan.

5.  Permintaan khusus tamu dan cara pembayaran.

Dari rincian di atas, staf akan mengetahui beberapa data pribadi tamu, apabila ada kejadian yang diluar prosedur hotel pihak hotel akan lebih mudah menindaklanjuti. Contohnya apabila ada barang hotel yang dibawa tamu pulang ke rumah.

http://massicang.blogspot.com/2012/02/front-office.html